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Rationalisierung durch Standardisierung und Modularisierung

Rationalisierung durch Standardisierung und Modularisierung

Die fortschreitende Globalisierung verändert im zunehmenden Maße auch die Rahmenbedingungen für die technische Dokumentation. Die Einhaltung internationaler Gesetze, Richtlinien und Normen stellt Hersteller und Redakteure täglich vor große neue Herausforderungen.

Auswirkungen von Richtlinien und Internationalisierung

So verlangt beispielsweise die Maschinenrichtlinie der Europäischen Union, dass technische Dokumentationen immer in einer Amtssprache des jeweiligen Anwenderlandes vorliegen. Für ein international agierendes Unternehmen kann dies bedeuten, dass die technischen Dokumentationen in mehr als zwanzig Sprachen übersetzt und jederzeit und immer auf dem aktuellen Stand verfügbar sein müssen.

Allein die Konsistenz der Sprachversionen zu gewährleisten bedeutet einen enormen Aufwand. Besonders dann, wenn verschiedene Produktvarianten zu beschreiben sind. Und je mehr Sprachen benötigt werden, umso schwieriger wird es zu überschauen, welche Inhalte und Übersetzungen bereits vorliegen, bereits geprüft wurden und wieder verwendet werden können. So entstehen gewaltige Qualitätsrisiken und Kostenfallen. Nur ein übergeordnetes Verwaltungssystem mit einer exakten Versionskontrolle ist in der Lage hier Abhilfe zu leisten.

Redaktionssysteme für technische Dokumentation

In den vergangenen Jahren entstanden Lösungsansätze in Form von datenbankgestützten Redaktionssystemen für die technische Dokumentation. Auf der Basis von Standards wie XML ermöglichen diese Systeme die notwendige Modularisierung von Dokumentationen und Übersetzungen. Die einzelnen Module können aus einer Quelldatei in unterschiedliche Medienformate publiziert werden (Single Source Publishing).

Redaktionssysteme technische Dokumentation

Redaktionssysteme für technische Dokumentation sind im Grunde Datenbanken, in denen einzelne Text- und Bildelemente (Module) abgelegt und verwaltet werden. Einmal erstellte Module lassen sich beliebig weiter verwenden. Das gilt auch für Module, die schon übersetzt wurden. Die einzelnen Bausteine lassen sich in der Datenbank

  • strukturiert ablegen,
  • leicht wieder finden,
  • aktualisieren (inklusive Versionsverwaltung),
  • jederzeit zu einer kompletten Dokumentation zusammenfassen,
  • ausdrucken
  • oder in anderen Medien verwenden (Single Source Publishing).

Da technische Dokumentationen heute nicht mehr ausschließlich in gedruckter Form vorliegen, sondern oft auch online angeboten werden, ist die Möglichkeit des Single Source Publishing für viele Anwendungen ein besonders wichtiges Kriterium. So lassen sich zum Beispiel Handbücher und Online-Hilfen mit Hilfe eines Redaktionssystems für technische Dokumentation aus einer Quelle erstellen und pflegen.

Redaktionssysteme für technische Dokumentation – Vorteile

  • Inhalte können mehrfach verwendet werden
  • Dokumentationen können leichter verwaltet und sicherer erstellt werden
  • Mittelfristig sinken die Erstellungs-, Pflege- und Übersetzungskosten
  • Ausgabe in verschiedene Medien aus einer Quelle ist möglich (Single Source Publishing)
  • Qualitätssicherung durch geprüfte Bausteine

Die Anforderungen an ein Redaktionssystem für technische Dokumentation sind so verschieden wie die Einsatzvoraussetzungen individuell sind. Nicht alle Redaktionssysteme für technische Dokumentation passen zu Ihren Aufgabenstellungen und Ihren Rahmenbedingungen. Und auch die Kosten differieren zum Teil erheblich.

Lassen Sie sich von uns beraten! Wir stellen Ihnen Redaktionssysteme für technische Dokumentation vor und berücksichtigen dabei Ihre ganz individuellen Bedürfnisse.

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